Geschäftskonto mit Buchhaltungsfunktion

von Sanja Plevovic

Privatkunden sind für Banken kaum noch interessant, doch Geschäftskunden werden immer gerne angenommen. Kein Wunder, denn die bringen noch echte Marie ins Haus – Privatkunden eher weniger. So erstaunt es auch nicht, dass die Geldinstitute sich mit mannigfaltigen Sonderfunktionen in Stellung bringen, um neue Geschäftskunden an Bord zu locken.

So – und hier geht es ja um Dich. Du bist Business Owner, und erwartest jetzt, dass Deine neue Bank die Muskeln spielen lässt, um Dich als Kunden zu gewinnen. Auf diese Weise willst Du Dir den besten Anbieter auswählen. Dabei kannst Du echt aus dem Vollen schöpfen, wie Du gleich sehen wirst. Lies weiter!

Die hilfreichen Features eines modernen Geschäftskontos

Das Geschäftskonto ist nicht nur deshalb ein Geschäftskonto, weil es von Deinen privaten Geldgeschäften getrennt ist – von Deinen monatlichen Abbuchungen für den Mitgliedsbeitrag im Fitnessstudio und die PayPal-Bezahlungen für Deine Einkäufe bei Ebay. Wenn es nur das wäre, dann hätten die teils beträchtlichen Gebühren für Geschäftskonten kaum eine Berechtigung.

Guthabenkonto - falls es wirklich mal kein Bargeld mehr gibt

Geschäftskonten unterscheiden sich in einem Bereich: Die einen sind für ordentlich aufgestellte, größere Unternehmen mit Angestellten, und die anderen richten sich eher an kleine Läden oder sogar One-Man-Buden. Viele der angebotenen Kontomodelle taugen aber durchaus für beides.

Direkte Schnittstelle zu einem Buchhaltungssystem

Wer sich schon einmal mit Buchführung beschäftigt hat, der weiß, dass die internen Kontobewegungen eines Unternehmens nur fiktive Vorstellungen sind. Einzig, wenn Waren an- oder ausgeliefert werden, und wenn Geld ins Haus kommt oder das Haus verlässt, passiert bei einer Buchung auch gleichzeitig etwas Reales.

Die Buchung „Verbindlichkeiten an Bank“ bedeutet in der Regel, dass eine Rechnung bezahlt wurde. Diese Buchung würde zu einem Fehler führen, wenn nicht auch tatsächlich Geld vom eigenen Kunden auf das des Lieferanten überwiesen worden wäre. Geschäftskonten mit einer Schnittstelle zu Buchhaltungssystemen können diesen Arbeitsschritt automatisieren.

Ein Lieferant wird im System als ein solcher gelistet. Liefert er Waren an, wird die Ware geprüft, und genauso ergeht es der Rechnung. Stimmt beides, dann wird das Fälligkeitsdatum (plus der Anzahl an Tagen, die man ohne zusätzliche Gebühren die Fälligkeit überziehen kann) eingegeben, und am daraus errechneten Tag wird die Überweisung auch faktisch von Konto zu Konto ausgeführt. Dies macht das System automatisch, ohne dass sich ein Mitarbeiter damit befassen muss.

Genauso werden auch Gehaltszahlungen oder sonstige Bewegungen wie Miete oder Energiekosten gehandhabt. Ebenso funktioniert der umgekehrte Fall, wenn Kunden ihre Rechnungen bezahlen und damit Forderungen begleichen: Trifft das Geld auf der Bank ein, und wird der Fall anhand Betrag und Vorgangsnummer geprüft, dann wird automatisch auch die Buchung „Bank an Forderungen“ im Buchhaltungssystem ausgelöst.

Selbst für kleine Unternehmen ist eine solche Lösung sinnvoll – und größere Firmen, die kein Buchhaltungssystem mit Anschluss ans Bankkonto haben – denen ist einfach nicht mehr zu helfen. Die brauchen sich nicht zu wundern, wenn bei jedem Jahresabschluss Unstimmigkeiten auftreten. Für Einzelkämpfer könnte dies noch ein Overkill sein, aber je früher die Buchhaltung automatisiert wird, desto besser ist es.

Hilfe bei Steuern

Für Ein-Mann-Unternehmen (oder Eine-Frau-Unternehmen), Kleinunternehmer oder Start-Ups sind Steuern oft ein Problem, weil jeder Cent an Liquidität für den Aufbau des Unternehmens benötigt wird. Dabei geraten Steuerliche Abgaben gerne einmal in Vergessenheit. Voranmeldungen und Vorabgaben werden deshalb so klein wie möglich gehalten. Nach Abgabe der Einkommensteuererklärung bzw. der Gewinnüberschussrechnung folgt häufig eine fette Nachforderung, für die das Geld erst einmal aufgetrieben werden muss.

Gute Geschäftskonten bieten Funktionen an, die entweder die abzuführenden Steuern beiseitelegen – diese befinden sich dann für Dich nicht sichtbar auf einem Unterkonto – oder zumindest eine ständige Berechnung der Steuerlast durchführen. Bei jeder Buchung, ob Eingang oder Abgang, wird der Einfluss auf die Steuern berechnet, so dass Du immer einen Überblick hast, und nicht am Tag des Steuerbescheids am liebsten von der Brücke springen würdest.

Welcher Beleg wird wohin gebucht?

Wenn Du Kosten begleichst oder Zahlungseingänge verbuchst, wird es bei Deiner internen Buchhaltung eine Rolle spielen, was der Gegenstand der Buchung sein wird. Kosten für Geschäftsreisen und Übernachtungen werden an anderer Stelle aufgelistet, als zum Beispiel eine Bewirtungsrechnung. Gute Angebote bei der Bank ermöglichen es Dir, direkt bei der Buchung schon die Kategorie anzugeben. Am Ende des Steuerjahres kannst Du Dir eine Liste der Buchungen ausdrucken, die Du eins zu eins in die Steuererklärung eintragen kannst.

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Wenn Du Deine Steuer vom Steuerberater machen lässt, dann hat der es deutlich einfacher – und dessen Honorarrechnung fällt entsprechend geringer aus. Und weil wir gerade dabei sind: Falls Dein Geldinstitut fit ist, dann lässt Du Dir gleich einen Gastzugang für den Steuerberater geben. Das vereinfacht die Arbeit um noch einen weiteren Schritt.

Auch ein reines Guthabenkonto kann viel Geld aufnehmen

Rechnungen mit der App digitalisieren

Auch wenn vielfach Rechnungen und Belege in digitaler Form überstellt werden: immer mal wieder kommt noch Papier ins Haus. Bist Du bei der richtigen Bank, gehört der Scanner der Vergangenheit an, denn stattdessen hast Du eine App auf Deinem Smartphone, mit der Du ein Foto des Belegs machst, und ihn auf diese Weise gleich digitalisierst – komplett mit Schrifterkennung und Durchsuchbarkeit. Und natürlich mit Buchung auf Deinem Konto.

Und noch eine Schippe obendrauf bei der Professionalität: Berichterstellung

Die besten unter den Geschäftskonten ermöglichen Dir, ordentliche Berichte („Reports“, d.h. Auswertungen) auszudrucken. Eine Auflistung aller Ausgaben sortiert nach Kategorie? Null Problemo. Budgetplanung, Reisekostenabrechnungen oder eine Übersicht für die Umsatzsteuervoranmeldung macht Dein Bankkonto für Dich, wenn das Angebot stimmt.

Auch die Kosten spielen eine Rolle – aber nicht so sehr, wie Du denkst

Sei nicht überrascht, wenn die Banken sich für ihre Dienste fürstlich entlohnen lassen. Die Zeiten sind vorbei, in denen Du ein kostenloses Studentenkonto oder ein gebührenfreies Gehaltskonto hattest. Zwischen 15 Euro und Nach-Oben-Offen verlangen die Banken im Monat. Das ist auch der Grund, weshalb Du als Geschäftskunde so umworben wirst, im Vergleich zum Privatmann. Oder -frau.

Theoretisch kannst Du auch eine ganze Weile lang Dein Geschäft vom Studentenkonto betreiben, wenn Du es noch hast. Die paar Pfennig, die Du Dir dadurch sparst, sind es allerdings nicht wert, denn die Arbeit, die es Dich kostet, die Buchungen auseinanderzusortieren, solltest Du lieber in die Entwicklung Deines Produkts investieren, oder mit der Suche nach neuen, zahlenden Kunden verbringen. Wenn Du umrechnest, welchen Gewinn Deine Firma mit einer Stunde Deiner Arbeitszeit machst, dann fallen 30 Euro Monatsgebühr für Dein professionelles Geschäftskonto nicht mehr ins Gewicht.

Fazit

Überlege Dir gut, mit welchem Konto Du am besten fährst, und welches ideal zu Deiner Firma passt. Erst dann solltest Du Dir über die Gebühren Gedanken machen. Wir haben hier auf unserem Portal einen Vergleich der verschiedenen Anbieter [VERLINKEN!], sortiert nach Qualität und Service. Wir helfen Dir weiter!

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Sanja Plevovic

Ich habe es mir zur Aufgabe gemacht, wirklich hilfreiche Informationen zu verfassen. Deshalb lehne ich jegliche Werbung in meinen Texten ab.

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